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2016年03月27日 [マンション管理情報]

マンション管理組合総会のアドバイス

マンション管理組合総会での議事運営は、経験豊富なよほど慣れた方でないと、戸惑うことが多いと思います。いい記事を見つけましたので、要約してご紹介させて頂きます。
スムーズな議事進行には、以下の点に注意して頂くのが良いようです。

1. 質問内容を確認する
質問者から「・・・・で問題ないですか?」といった質問があったとします。こんな場合は、「・・・・についてのご質問ですね?」と言う風に、あえて質問を繰り返して、参加者全員に視線を送ります。そうすることで、1対1のやり取りにならず、参加者全員が質問内容を理解しているか確認することができ、自分も、適切な回答をする時間的余裕ができます。
2. 回答は簡潔に
親切心から、あるいは詳細説明を求められないように丁寧に答えようとするあまり、かえって話が長くなり、ポイントがずれてしまうことがあります。総会は時間が限られているので、できるだけ多くの参加者に理解をしてもらうためには、回答を的確に答える必要があります。また、多くの質問を受けて、簡潔な回答を繰り返すことにより、わかりにくい部分がよりはっきり理解できるのです。また、回答した後は、「以上です」などと、話が終わったことを相手に伝えることも重要です。複雑な質疑応答で、あまりに時間がかかりそうなケースでは、「ほかの案件もございますので、本日はここまでとして、次に移らせて頂いてよろしいでしょうか?」など聞き手に確認して、議事を進行することも大事です。
3. 回答ができない場合は
質問の中にはその場ですぐに回答できないこともあります。内容にもよるのですが「○月○日までに調べて回答させて頂きます。」などの様に、期日を設けて持ち帰る方法や、「今後の課題として検討させて頂きます。」など、質問者に敬意を表してクローズするのも方法です。
4.ポイントがずれた質問の場合
  総会の議案によっては、賛成派と反対派で、意見が対立したりすることにより、ポイントがずれた質問や発言をする参加者や、明らかに質疑応答とは関係の無い話をする方もいるかもしれません。このような場合は、「今は、議題についてのみの質問とさせて頂いております。」「今回は、そのお話についての議論ではございませんので、ご意見として伺っておきます」などの様に、ずれた質問や発言には受け付けない姿勢を見せるこが重要です。

以上、ご参考になればと思います。
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